Materi 2 (sejarah singkat) Peran KSR Dalam Pengembangan Citra

Peran KSR Dalam Pengembangan Citra

Pengembangan Sumber Daya

Pengantar

Pengertian Pengembangan Sumber Daya

Proses untuk memperoleh semua sumber daya yang diperlukan oleh Organisasi dalam rangka membangun kapasitasnya melalui landasan keuangan yang kuat dan mandiri.

Sumber Daya itu terdiri dari :

Sumber Dana

  - Subsidi, sumbangan masyarakat, hibah, sponsor, usaha lain, dll

Sumber Daya Manusia

  - Karyawan, relawan dan Pengurus

Sarana

  - Barang, peralatan, bangunan, kendaraan dan lain sebagainya

Di dalam penyusunan program Pengembangan Sumber Daya ada beberapa langkah menuju kemandirian sumber daya, yaitu :

1. Rencana program jangka panjang dan jangka pendek
2. Rencana anggaran dan sumber penggalangannya
3. Membangun citra (dan mempertahankan melalui akuntabilitas)
4. Komitmen pengurus dalam mengimplementasikan kebijakan pengembangan sumber daya
5. Pelatihan staf dan relawan
6. Evaluasi 

Dalam Palang Merah Indonesia, penyusunan rencana jangka panjang dilakukan setiap 5 (lima) tahun sekali dalam musyawarah (Munas, Musda, Muscab). Sementara untuk rencana jangka pendek disusun pada musyawarah kerja (Mukernas, Mukerda, Mukercab). Rencana jangka pendek ini dilakukan setiap 1 (satu) sekali.

Bersamaan dengan penyusunan rencana tersebut juga disusun rencana anggaran organisasi beserta target sumber pendanaannya.

CITRA

Di dalam Pengembangan Sumber Daya, adalah sangat penting bagi Perhimpunan Nasional untuk memiliki citra yang positif. Tidak satupun dari persiapan, strategi atau pemakaian SDM yang dapat membuahkan hasil jika persepsi masyarakat terhadap Perhimpunan Nasional ternyata negatif atau sama sekali tidak ada. Dana yang diberikan secara cuma-cuma oleh perorangan atau organisasi hanya disumbangkan dalam atmosfir pemahaman dan niat baik. 

Dukungan sumber daya yang terkumpul ini akan dipergunakan untuk membangun kapasitas organisasi dalam rangka mendukung kinerja organisasi dalam hal ini pelayanan yang dilakukan oleh Perhimpunan Nasional.

Sebagai imbal balik, untuk mempertahankan citra yang positif tersebut maka Perhimpunan Nasional harus memberikan akuntabilitas dan transparansi kepada masyarakat sehingga citra positif dapat terus dipertahankan. Hal ini dapat dikatakan telah menjadi suatu siklus wajib dalam proses pengembagan sumber daya suatu organisasi. Seperti yang digambarkan dalam ilustrasi gambar diatas.

AKUNTABILITAS

Akuntabilitas adalah hal yang sangat penting. Yang berarti dapat mempertanggungjawabkan hasil akhir dan proses yang menghasilkan hasil akhir tersebut.

Di dalam Pengembangan Sumber Daya, Akuntabilitas dapat dilihat dari 3(tiga) aspek :

Performa / Kinerja

-Pelaksanaan dan penyampaian bantuan yang terkelola secara profesional (mekanisme respon & integritas dari karyawan, relawan, pengurus)

Donasi

-Pengelolaan pemanfaatan dana bantuan sesuai amanat donor dan prosedur hukum yang berlaku

-Pelaporan yang transparan dan dapat di audit (auditable) 

Organisasi

Punya landasan hukum, visi & misi, kredibilitas pengurus dan jaringan kerja yang kuat

Peran KSR Dalam Pengembangan Sumber Daya

Relawan adalah komponen berharga dari organisasi Palang Merah Indonesia. Relawan adalah kekuatan inti organisasi yang merupakan potensi sumberdaya dan dana organisasi. Banyak hal yang dapat dikontribusikan KSR sebagai relawan terhadap pengembangan sumber daya, antara lain :

1. Gagasan (pemikiran) untuk mendukung penggalangan dana seperti menjadi konsultan, melakukan riset pasar, dan lain lain )
2. Menjadi pengelola atau pelaksana event / kegiatan penggalangan dana
3. Di bidang sales marketing, promosi atau publikasi
4. Menjadi contact person / LO dengan mitra
5. Menjadi pelaksana program penggalangan dana
6. Dan lain sebagainya

Relawan (dalam hal ini KSR) juga dapat memberikan kontribusi pembentukan citra yang positif dengan memegang teguh kode etik dalam penggalangan dana. Kode etik Penggalangan dana dibagi menjadi beberapa bagian yaitu :

A.  Terhadap UMUM

        Penggalang dana wajib

• Menjaga agar diri mereka tetap dapat mempertanggungjawabkan baik kepada para pemberi bantuan maupun kepada penerima bantuan,
• Selalu memastikan bahwa pesan serta gambarnya tidak memanfaatkan  kesengsaraan manusia,
• Senantiasa mematuhi berbagai prinsip, praktek dan peraturan, serta menaati semua ketetapan hukum dan peraturan nasional, regional, maupun daerah,
• Melaksanakan berbagai prosedur serta aturan yang dapat membawa nama baik organisasi dengan cara mematuhi prinsip manajemen bisnis yang sehat serta prosedur keuangannya,Dalam semua hal yang berkaitan dengan calon pendonor dan pendonor tetap, lembaga dan profesional lainnya, bersikaplah secara adil, jujur, penuh integritas dan terbuka,
• Berupaya untuk mencapai dan menjaga tingkat kemampuan yang tinggi dan memberikan saran-saran kepada calon pendonor dan pendonor tetap hanya jika hal tersebut sesuai dengan kemampuan profesional mereka. Diluar bidang yang mereka kuasai, mereka harus melibatkan orang lain yang ahli di bidangnya,
• Bila perlu, anjurkan agar para calon pendonor dan pendonor tetap mencari saran mengenai masalah hukum dan perpajakan,
• Senantiasa menyampaikan rasa terima kasih atas bantuan maupun janji pemberian bantuan yang akan/ telah diberikan,
• Berusaha untuk meningkatkan kemampuan diri pribadi agar pelayanan kepada pendonor dapat dilakukan dengan lebih baik,

B.  Terhadap Diri pribadi

        Penggalang dana wajib

• Menyadari bahwa mereka harus bertanggung jawab penuh atas kepercayaan yang diberikan oleh masyarakat. Oleh karena itu mereka harus bertindak sebagaimana mestinya,
• Tidak memanfaatkan hubungan untuk memperoleh keuntungan pribadi maupun kepentingan yang bersifat materi,
• Menghindari semua situasi yang dapat menimbulkan konflik antara kepentingan pribadi dan kepentingan bisnis,
• Mengutamakan misi amal di atas kepentingan diri sendiri, menerima kompensasi dengan gaji yang diperoleh atau hanya dari honor yang diterima,
• Menghindari kegiatan yang dapat merusak nama baik (reputasi) si pendonor, organisasi, profesi maupun reputasi mereka sendiri.

C.  Terhadap Calon Pendonor dan Pendonor Tetap

        Penggalang dana wajib

• Memberikan informasi yang cukup mengenai misi Gerakan serta tujuan pemakaian dana yang telah diterima,
• Semaksimal mungkin meyakinkan bahwa bantuan digunakan sesuai dengan keinginan para pendonor,
• Menghargai privasi pendonor serta rincian bantuannya selama dibawah aturan, serta tidak membeberkan identitas dan bantuan pendonor tanpa seijin mereka,
• Menyimpan bantuan sesegera mungkin dan menjamin bahwa bantuan tersebut digunakan sesuai tujuan awal dalam waktu tertentu,
• Memberitahukan serta mengakui keberadaan pendonor,
• Harus memberikan jawaban yang tepat dan cepat atas berbagai pertanyaan yang diajukan pendonor,
• Memberikan salinan laporan keuangan yang telah dikeluarkan,
• Menampung keluhan pendonor, menanggapinya dengan segera, dan memberikan jawaban secepatnya,
• Memberikan penjelasan yang akurat dan tepat tentang insentif pajak beserta implikasinya,
• Menjawab pertanyaan pendonor tetap atau calon pendonor secara tepat dan akurat,
• Menyediakan laporan secara tepat waktu kepada pendonor tentang dana yang telah dikeluarkan,
• Menghindari sikap yang terlalu agresif saat melakukan kegiatan penggalangan dana
• Menuruti permintaan pendonor untuk tidak dimasukkan dalam daftar pendonor berikutnya,
• Menjamin adanya keseimbangan yang adil dan tepat antara kepentingan pendonor dengan sasaran dan tujuan Palang Merah & Bulan Sabit Merah,
• Memperjelas situasi bahwa penerima bantuan tidak berkewajiban untuk membeli sebuah insentif atau berkewajiban mengembalikannya.

D.  Terhadap Penggunaan Dana

        Penggalang dana wajib

1. Menyampaikan dengan jelas dan tepat mengenai tujuan khusus dan alasan diselenggarakannya kampanye pengga-langan dana,
2. Membelanjakan dana bantuan yang diperoleh sesuai tujuannya di dalam jangka waktu tertentu.

E.  Terhadap Efektifitas

        Penggalang dana wajib

• Mencapai tingkat pembiayaan dimana hal ini dapat diterima oleh tugas profesi maupun oleh masyarakat umum. Hak penghargaan harus diambil sesuai kondisi penyebabnya, tahap pemasukan dan jenis program penggalangan dana yang digunakan,
• Mengeluarkan biaya secara efektif. Yakni dengan cara menyeimbangkan antara biaya, pemasukan dan kualitasnya,
• Mempergunakan kebijakan dalam memprediksi hasil kampanye, dan hanya menggunakannya berdasarkan landasan analisis yang matang,
• Berkomitmen atas pengeluaran yang signifikan hanya setelah ada analisis yang cermat dan profesional yang menghasilkan investasi yang sah dan mendapatkan keuntungan investasi,
• Menjamin bahwa bantuan dikeluarkan secara ekonomis, efisien dan di bawah pengawasan yang ketat sesuai tujuan semula,
• Menjamin keamanan dana bantuan yang diterima
• Tidak terlibat penggalang dana di dalam kontrak yang memberikan honor, komisi, atau persenan atas dana yang diperoleh,
• Terlibat dalam kegiatan peningkatan pendapatan dengan pihak ketiga hanya setelah selesai menyepakati kontrak atau surat perjanjian formal, dalam kondisi rencana bisnis, dan menjamin bahwa berapapun keuntungan untuk pihak ketiga benar-benar layak, terkontrol, dan teraudit,
• Menjamin bahwa pengeluaran dari penggalangan dana berada di bawah otoritas serta pengawasan pihak Perhimpunan Nasional.

F.  Akunting dan Transparansi

        Penggalang dana wajib

1. Menjamin bahwa Perhimpunan Nasional mengontrol proses Akuntabilitas, mengelola dana dan membuat laporan penggalangan
2. Memberi informasi yang tepat sebagai pertanggungjawaban kepada pendonor,
3. Membuat laporan sebaik mungkin sehingga dana tersebut benar-benar dipertanggungjawabkan kebenarannya dan hasilnya dapat diperiksa,
4. Menjamin penggunaan metode akunting yang telah diakui secara nasional,
5. Membuat terbitan laporan tahunan yang transparant
6. Menjamin bahwa semua informasi dan laporannya akurat serta benar-benar mencerminkan misi penggunaan dana,
7. Secara akurat mempertanggung-jawabkan semua pendapatan yang diperoleh dan semua biaya yang dikeluarkan saat kegiatan penggalangan dana,
8. Membuat laporan biaya perkiraan dan penggunaan dana – dan proporsi sesuai tujuan/ penyebabnya.

Dalam pembentukan rencana ada 3 langkah dasar, yaitu :

• Penentuan Misi, Sasaran dan Program
• Penentuan kegiatan dan anggaran
• Pemasukan – pengeluaran 

Setelah menetapkan misi sasaran dan program dapat dijabarkan kegiatan dan biaya/anggaran yang diperlukan untuk melaksanakannya. Dalam konteks pengembangan sumber daya, disinilah diperlukan suatu rencana atau program pengembangan sumber daya bagi organisasi. Yaitu untuk merencanakan dari mana saja pemasukan akan didapat / diusahakan. Sehingga dapat dibandingkan dengan pengeluaran.

Dalam organisasi PMI di setiap tingkatan, urutan dalam pembentukan rencana program sumber daya adalah seperti di bawah ini :

• Penentuan Misi, Sasaran dan Program
• Penentuan kegiatan dan anggaran yang dibutuhkan
• Penentuan kegiatan / program sumber daya setelah Anggaran dibandingkan dengan Dana yang ada. Jadi program sumber daya mencari selisih (funding gap) yang terjadi sebagai akibat dari selisih anggaran dibandingkan dengan dana (pendapatan) yang sudah tersedia/ada.

Kontribusi relawan dalam mendukung organisasi PMI terutama di bidang Pengembangan Sumber Daya memang sangat berharga akan tetapi ada beberapa norma yang harus diikuti selain yang sudah disebutkan dalam kode etik penggalangan dana, yaitu :

• Dilarang menyalahgunakan posisi di Palang Merah untuk kepentingan personal
• Dilarang memanfaatkan previlege status organisasi untuk transaksi pribadi atau penjualan yang keuntungannya dapat diambil untuk diri sendiri atau pihak ketiga.
• Dilarang menggunakan sumber daya organisasi tanpa mandat.
• Dalam melakukan dan melaksanakan program pengembangan sumber daya untuk mendukung organisasi, penggalang dana (KSR) harus mendapat persetujuan dari pengurus PMI tingkat cabang.
• Laporan kegiatan program pengembangan sumber daya harus dilaporkan secara transparan dan mengusung asas akuntabilitas kepada Kepala Markas PMI tingkat cabang yang akan diteruskan kepada pengurus PMI tingkat Cabang yang bersangkutan.
• Laporan pertanggungjawaban kepada masyarakat adalah menjadi tanggung jawab dari Pengurus PMI tingkat Cabang. 

Dalam melakukan (program) pengembangan sumber daya ada beberapa kegiatan yang dapat dilaksanakan yaitu :

·   Penggalangan dana

·   Kemitraan

·   Unit usaha

Dimana masing – masing kegiatan memiliki ciri khas dan target masing – masing. Karakteristik dari kegiatan ini yang membedakan penggunaannya dalam organisasi.

Penggalangan Dana

Penggalangan dana adalah kegiatan yang penting bagi organisasi dalam upaya mendukung jalannya program dan menjalankan roda operasional agar organisasi dapat mencapai maksud dan tujuannya.

Dalam penggalangan dana adalah sangat penting untuk mengetahui karakteristik dari target donor seperti yang di gambarkan oleh piramida donor dibawah ini.

  

PIRAMIDA DONOR

  

Berdasarkan piramida donor dapat dilihat bahwa pendekatan / metode penggalangan dana lebih ditujukan kepada donor individual. Dimana tingkat keterlibatan personal mereka sebagai donor mempengaruhi posisi mereka dalam piramida donor yang sekaligus juga berdampak pada kesinambungan dan jumlah dari donasi mereka.

Semakin tinggi posisi dari donor dalam piramida donor berarti mereka semakin merasa terlibat yang juga berarti adanya kesinambungan dalam donasi atau dukungan mereka terhadap organisasi.

Ada beberapa metode Penggalangan Dana dari donor individual yang dapat dilakukan, yaitu :

•          Surat Permohonan

•          Surat Langsung (Direct Mail)

•          Penggalangan Dana yang besar

•          Telepon (Phone-a-thons)

•          Metode Keanggotaan

•          Iuran Anggota Baru

•          Acara khusus/Malam Dana

•          Pertemuan tahunan

•          Program Donatur

•          Penghargaan untuk Donatur

•          Donasi melalui surat berharga atau properti

•          Donasi melalui pemotongan tetap bulanan dari gaji

Yang paling sering dilakukan oleh organisasi nirlaba adalah melalui metode surat langsung ( direct mail ) dan surat permohonan. Sementara dalam organisasi PMI ada satu kegiatan yang dilakukan setiap tahunnya oleh mayoritas PMI Cabang, yaitu Bulan Dana.

Bulan dana adalah salah satu sistem pengumpulan dana PMI yang mendapat ijin dari pemerintah yang diselenggarakan setiap tahun 1 ( satu ) kali selama 2 ( dua ) bulan. Ijin Bulan Dana diberikan oleh masing – masing kepala daerah tingkat II (walikota atau bupati) kepada PMI Cabang yang mengajukan. Laporan Bulan Dana wajib diberikan kepada PMI Daerah ybs dan PMI Pusat juga kepada masyarakat, karena Bulan Dana menghimpun dana dari masyarakat.

Dalam bulan dana dapat dilakukan berbagai macam kegiatan penggalangan dana masyarakat yang sesuai ketentuan hukum yang berlaku, antara lain :

•          Malam Dana

•          Kotak Sumbangan

•          Konser amal

•          dsb

Di dalam melakukan penggalangan dana harus diingat ada hak – hak dari donor yang telah diakui secara internasional maupun oleh Gerakan Palang Merah dan Bulan Sabit Merah Internasional yang biasa disebut Donors Bill of Rights.

Isi dari Donors Bill of Rights adalah :

1. Mengetahui Misi organisasi yang dia sumbang,tujuan,dan kemampuan organisasi dalam menggunakan sumbangan.
2. Mendapat kepastian bahwa sumbangan yang diberikan dikelola secara bener dan sesuai dengan hukum yang berlaku.
3. Mendapat jaminan kerahasiaan mengenai donasi mereka sesuai ketentuan hukum yang berlaku
4. Mendapat jaminan donasi mereka tidak dialokasikan untuk tujuan yang lain dan dipergunakan dalam jangka waktu yang tertentu
5. Mendapat pengakuan dan penghargaan yang layak.
6. Menerima laporan keuangan organisasi secara transparan.
7. Mengetahui bahwa keluhan akan ditangani secara cepat dan transparan.
8. mendapat keleluasaan untuk bertanya dan menerima jawaban secara cepat,tepat dan jujur
9. Mendapat kepastian bahwa sumbangan dibelanjakan untuk hal yang telah disepakati bersama
10. Mengetahui apakah pihak yang meminta sumbangn adalah staf organisasi atau sukarelawan dan tidak terdapat pemaksaan/agresif.
11. Meminta agar nama mereka tidak diumumkan secara terbuka.
12. Berharap bahwa semua hubungan mewakili kepentingan lembaga terhadap donatur harus dilandasi oleh semangat kerjasama professional dimana terdapat keseimbangan antara tujuan donor dan tujuan dari Perhimpunan Palang Merah dan Bulan Sabit Merah

Dalam era globalisasi teknologi yang dinamis sekarang ini sangat mudah bagi orang per orang untuk berkomunikasi. Hal ini juga berlaku dalam hal menjaga citra positif organisasi PMI, agar penggalangan dana adalah untuk mendukung organisasi jangan sampai mengakibatkan dampak negatif yang akan dengan cepat menyebar baik melalui teknologi informasi maupun media lainnya.

Kemitraan

Kemitraan adalah suatu metode dimana terjadi suatu kerjasama antara organisasi Palang Merah Indonesia dengan pihak luar organisasi dengan tujuan mendukung organisasi Palang Merah Indonesia baik untuk operasional maupun untuk mendukung pelayanan kepada masyarakat.

Beberapa jenis kemitraan adalah :

·   Subsidi pemerintah

·   Joint funding

·   Sponsorship

·   Kemitraan atas dasar pemasaran bersama/Cause related Marketing

·   Dan lain lain

Unit Usaha

Palang Merah Indonesia juga dapat melakukan usaha – usaha dalam menunjang operasional dan program pelayanannya. Dalam referensi dari IFRC disebutkan bahwa usaha yang dilakukan oleh Perhimpunan Nasional dapat dilakukan dengan catatan tidak meninggalkan unsur unsur sosial kemasyarakatan dan tetap menjunjung 7 prinsip dasar palang merah dan bulan sabit merah.

Ada beberapa jenis usaha yang dapat dilakukan, antara lain :

-       Pendapatan dari Jasa

-       Pendapatan Hasil investasi

-       Pendapatan usaha penyewaan

-       Usaha bisnis lainnya

Beberapa jenis usaha yang telah dilakukan oleh Palang Merah Indonesia di berbagai tingkatan antara lain adalah :

·   Klinik / Balai Pengobatan

·   Pelayanan Ambulans

·   Penginapan

·   Pelatihan Pertolongan Pertama untuk Publik

·   Rumah Sakit

·   Lembaga Pendidikan Luar Sekolah

·   Dll

Usaha – usaha ini dibentuk dan dilakukan untuk menunjang dan mendukung baik operasional dari organisasi maupun pelayanan PMI kepada masyarakat pada umumnya.

Dalam melakukan atau membentuk unit usaha harus tetap mengusung norma – norma bisnis yang akuntabel dan transparan. Hal ini juga untuk menjaga citra positif dari PMI agar tetap mendapat dukungan dalam melaksanakan tugas dan mandatnya.